Materialliste mit KI importieren

Du hast eine Beladeliste als PDF, als Tabelle oder als Text und willst sie nicht Zeile für Zeile abtippen? Dann lass dir von einem KI-Programm helfen. RettLog betreibt dabei keine eigene KI: du verwendest deinen eigenen Zugang bei einem Anbieter wie ChatGPT. RettLog gibt dir nur den vorbereiteten Text und liest das Ergebnis wieder ein.

So läuft es ab

1. Klicke auf Mit KI importieren. Hat der Bereich schon Inhalte, heißt die Schaltfläche Mit KI bearbeiten. Du findest sie an drei Stellen — siehe „Einheit, Seite oder Gruppe“ weiter unten.
2. Hat der Bereich schon Inhalte, wähle, was damit passieren soll: Liste ergänzen oder ersetzen.
3. Lade deine Beladeliste hoch — PDF, Tabelle oder Textdatei. Die KI holt sie sich später selbst über einen zeitlich begrenzten Link. Ohne Datei geht es auch: dann fragt dich die KI im Chat danach.
4. Lies den Hinweis Diese Daten verlassen RettLog. Dort steht genau, was übergeben wird.
5. Klicke auf dein Programm, zum Beispiel In ChatGPT öffnen. Der vorbereitete Text steht dort schon im Eingabefeld — abschicken musst du selbst. Die KI fragt dich, wenn etwas in der Liste unklar ist.
6. Du bekommst eine Datei zurück. Klicke in RettLog auf Antwort einlesen und lade sie hoch.
7. Du siehst jetzt eine Übersicht aller vorgeschlagenen Änderungen. Prüfe sie und nimm einzelne Vorschläge heraus, wenn du sie nicht willst.
8. Klicke unten auf Änderungen übernehmen.

Einheit, Seite oder Gruppe

Du entscheidest, wie viel die KI auf einmal bearbeitet. Je kleiner der Bereich, desto weniger kann versehentlich passieren.

• Ganze Einheit: in der Materialliste-Übersicht der Einheit. Nimm das für eine vollständige Beladeliste — die KI darf dabei Seiten anlegen, umbenennen und zum Entfernen vorschlagen.
• Eine Seite: auf der Seite selbst. Die KI arbeitet nur innerhalb dieser Seite.
• Eine Gruppe: die Schaltfläche Mit KI an der Gruppe. Nur diese Gruppe wird angefasst. Alles andere auf der Seite bleibt garantiert unberührt, auch wenn die KI etwas anderes vorschlägt.

Ergänzen oder ersetzen

• Liste ergänzen: dein aktueller Stand geht an die KI mit. Sie ändert nur, was in deiner Beladeliste anders steht. Alles, was weiterhin stimmt, bleibt unberührt.
• Ersetzen: die KI baut die Liste allein aus deiner Beladeliste. Alles, was dort nicht vorkommt, wird dir zum Entfernen vorgeschlagen — du entscheidest in der Prüfung, ob du dem folgst. Bei einer ganzen Einheit können das auch komplette Seiten sein; sie stehen dann mit allen Folgen im Abschnitt „Das würde entfernt“.

Ein begonnener Import bleibt in deinem Browser gespeichert. Du kannst die Seite verlassen und später weitermachen.

Worauf du achten musst

Alles, was du bei einem externen KI-Anbieter hochlädst oder einfügst, verlässt RettLog. Gib dort keine vertraulichen oder sicherheitsrelevanten Angaben weiter — die Beladeliste eines MTF darf zum Beispiel nicht an einen externen KI-Anbieter übergeben werden.

Der Hinweis im Startschritt listet jeden Punkt auf, der RettLog verlässt:

• deine hochgeladene Beladeliste als ganze Datei — die KI sieht alles, was darin steht,
• die Artikeltypen deiner Organisation, damit die KI Namen verwendet, die es bei dir schon gibt. Übergeben werden je Artikeltyp nur Name, Kategorie und ob er ein Ablaufdatum hat,
• bei Liste ergänzen zusätzlich der aktuelle Inhalt der Seite: Namen, Mengen und Kommentare.

Prüfzustände, Ablaufdaten und Namen von Personen werden nie übergeben. Die Zugriffslinks sind 15 Minuten gültig, und jeder Abruf steht im Protokoll deiner Organisation. Unter Genauen Text anzeigen siehst du den vollständigen Text, der an den Anbieter geht.

Was die Prüfung dir zeigt

Die KI liefert immer den vollständigen Zielzustand des gewählten Bereichs. RettLog vergleicht selbst mit dem, was schon da ist, und zeigt dir:

• neue Gruppen und neue Positionen,
• geänderte Mengen, Kommentare und Reihenfolgen,
• Positionen und Gruppen, die entfernt würden — in einem eigenen Abschnitt und mit der Angabe, wie viele Prüfzustände und Ablaufdaten dabei verloren gehen.

Zu jeder neuen Position ordnest du einen Artikeltyp zu. Passt keiner, kannst du einen neuen anlegen, sofern du das Recht dazu hast. Fehlt dir das Recht, wird die Position ausgelassen und am Ende gezählt gemeldet.

Mengen, Kommentare und Zuordnungen kannst du direkt in der Prüfung korrigieren. Du musst dafür nicht noch einmal zur KI.

Gruppen behalten ihre Prüfzustände

Eine Gruppe wird über ihren Namen erkannt. Hat die KI eine Gruppe umbenannt, wähle in der Prüfung bei dieser Gruppe die bestehende Gruppe aus — dann bleiben die Positionen mit ihren Prüfzuständen erhalten. Legst du stattdessen eine neue Gruppe an, wird die alte Gruppe entfernt und ihre Prüfzustände gehen verloren.

Gruppen, die aus einer Vorlage kommen, werden von einem Import nie verändert.

Wenn etwas nicht klappt

• Die KI kommt nicht an die Datei oder an die Artikeltypen. Sie sagt dir das. Lade deine Beladeliste dann einfach direkt im Chat des Anbieters hoch.
• Der Text stand nicht im Eingabefeld des Anbieters. Nutze Text von Hand kopieren und füge ihn dort selbst ein.
• Die KI hat keine Datei gegeben, nur Text im Chat. Im Schritt „Antwort einlesen“ gibt es dafür ein Textfeld — klappe Die KI hat keine Datei gegeben, nur Text auf und füge alles ein.
• Die Antwort war unvollständig. RettLog sagt das ausdrücklich. Bitte die KI, die Antwort noch einmal vollständig auszugeben, oder teile die Beladeliste in kleinere Abschnitte.
• Die Datei war für einen anderen Bereich gedacht. RettLog warnt dich, blockiert aber nicht: eine Liste absichtlich auf eine andere Seite zu kopieren bleibt möglich.